نظام تتبع طلبات الخياطة: كيف يتابع المحل كل قطعة من القص حتى التسليم

البيع العادي ينتهي على الكاونتر: يدفع العميل ويأخذ البضاعة. أما طلب التفصيل فيبدأ بالقياس ثم يبقى مفتوحاً أياماً أو أسابيع: قص ثم خياطة ثم ربما بروفة وتعديل، قبل أن يعود العميل للاستلام. وفي هذه المدة يجب أن يعرف أحدٌ ما أي كندورة قُصّت ولم تُخط بعد، وأي عباية موعدها الخميس، ومن بقي عليه مبلغ. سجل الطلب موجود ليحفظ ذلك كله في مكان واحد طوال عمر الطلب.

أساس التتبع حالةٌ يقرؤها الجميع في المحل بالطريقة نفسها. في TailorSync ينتقل الطلب بين هذه الحالات: Pending (بانتظار البدء)، وConfirmed (مؤكد)، وIn progress (قيد العمل)، وTrial (بروفة)، وAlteration (تعديل)، وReady (جاهز)، وDelivered (سُلّم)، وCompleted (مكتمل)، إضافة إلى Cancelled للطلبات الملغاة. ليس كل طلب يمر بكل الحالات، فتقصير بسيط قد ينتقل مباشرة إلى Ready. لكن هذه الحالات تعطي المحل لغة مشتركة: صفِّ القائمة على Ready تجد استلامات اليوم، وعلى In progress تجد ما على الطاولة.

لكل طلب أيضاً أولوية (Low وMedium وHigh وUrgent) وموعد تسليم. ويتحول لون موعد التسليم إلى الذهبي عندما يقترب خلال ثلاثة أيام، وإلى الأحمر عندما يتأخر والطلب لم يكتمل، فتظهر الطلبات التي تحتاج إلى انتباه في أعلى القائمة صباح كل يوم مزدحم.

الطلب الواحد قد يضم عدة قطع، ونادراً ما تتقدم معاً. طلب العيد لعائلة قد يضم ثلاث كنادير على الماكينة وواحدة تنتظر القماش. لذلك لكل قطعة مرحلتها الخاصة تحت حالة الطلب: Pending ثم Cutting (القص) ثم Stitching (الخياطة) ثم Finishing (التشطيب) ثم Ready ثم Delivered. وبجانب المرحلة تسجل مكان القطعة، مثل Rack A-5 أو Hanger 12، فيجدها أي موظف على الكاونتر عندما يصل العميل دون أن يبحث في الورشة كلها.

معظم أعمال الخياطة تُدفع على مرتين: دفعة مقدمة عند الطلب، والباقي عند الاستلام. اجعل المتبقي على الطلب نفسه وليس في دفتر نقد منفصل، فيظهر كلما فتحت الطلب ومرة أخرى عند الاستلام. سجّل الدفعة المقدمة فيصبح الطلب Paid أو Partial أو Unpaid تلقائياً، وعندما يدفع العميل الباقي يصبح المتبقي صفراً. ولأن المال مسجل على الطلبات، تعرض قائمة الطلبات إجمالي المبالغ المتبقية على كل الطلبات المفتوحة.

كثير من الاتصالات التي تصل محل الخياطة سؤالها واحد: هل الطلب جاهز؟ أرسل للعميل رابطاً يجيب عن السؤال قبل أن يتصل. في TailorSync يفتح زر Send via WhatsApp على الطلب تطبيق واتساب من رقم محلك، والرسالة ورابط المتابعة مكتوبان، فتضغط إرسال كأي محادثة. وعندما تجعل الطلب جاهزاً، تقول الرسالة إنه جاهز للاستلام وتذكر المبلغ المتبقي إن وُجد.

الرابط خاص بالعميل وليس بطلب واحد، فيبقى صالحاً لكل طلباته عندك. ليفتحه يكتب رقم هاتفه المسجل لديك ويجتاز تحققاً سريعاً، ثم يرى اسم محلك وشعاره وكل طلباته مع حالة كل طلب وموعد تسليمه والمتبقي عليه، وزراً لتنزيل الفاتورة.

يعمل TailorSync في متصفح الهاتف، فلا تحتاج إلى تنزيل تطبيق من المتجر: سجّل الدخول وتجد الطلبات والمراحل والمبالغ نفسها التي على حاسوب المحل. ويمكنك إضافته إلى الشاشة الرئيسية ليفتح مثل التطبيق. يحتاج إلى اتصال بالإنترنت، لأن كل الأجهزة تقرأ السجل نفسه. وللتفاصيل اقرأ دليل برنامج إدارة محل الخياطة.

ابحث برقم هاتف العميل، فهو فريد لكل عميل ويوصلك غالباً إلى طلبه مباشرة، أو بالاسم أو رقم الطلب. افتح الطلب واقرأ الحالة وموعد التسليم، وأجب العميل وهو ما زال على الخط. ولأن المقاسات محفوظة في ملف العميل، اقرأ أيضاً دليل حفظ مقاسات العملاء إلكترونياً.